Hoe bereken je de kosten van een vergadering?

Vermenigvuldig het aantal deelnemers met het gemiddelde uurloon (inclusief werkgeverslasten) en de duur van de vergadering in uren. Vergeet ook de voorbereidingstijd mee te tellen. Een vergadering van 6 personen à €50/uur die een uur duurt kost al €300.

Wat kost een gemiddelde vergadering?

Een gemiddelde vergadering in Nederland met 6 deelnemers, een uurloon van €50 en een duur van 60 minuten kost al €300 aan loon alleen. Inclusief voorbereiding, reistijd en vergaderruimte loopt dat snel op naar €400–€600 per sessie.

Hoe druk je vergaderkosten?

Nodig alleen deelnemers uit die echt nodig zijn, stel een vaste eindtijd in, deel een agenda vooraf zodat iedereen voorbereid is, en beslis bewust of een vergadering vervangen kan worden door een korte e-mail of asynchron bericht.

Vergaderkosten calculator

Aantal deelnemers

Gemiddeld uurloon (€)

Vergaderduur (minuten)

Voorbereidingstijd per persoon (min)

Wat kost deze vergadering echt?

De meeste mensen denken niet na over de kosten van een vergadering. Maar een overleg van 6 medewerkers die elk €50 per uur verdienen én een uur bij elkaar zitten, kost je organisatie direct €300 — en dan is de voorbereidingstijd nog niet eens meegeteld. Met de vergaderkosten calculator zie je in één oogopslag wat een vergadering kost op basis van het aantal deelnemers, het gemiddelde uurtarief en de duur.

Hoeveel kosten vergaderingen een organisatie per jaar?

Stel dat een team van 10 mensen wekelijks een uur vergadert tegen een gemiddeld uurloon van €50. Dat zijn 52 vergaderingen per jaar × €500 per keer = €26.000 per jaar aan één wekelijks overleg. Tel daar nog de voorbereiding, verslaglegging en soms reistijd bij op, en het loopt flink op. Niet om nooit meer te vergaderen — maar om vaker stil te staan bij de vraag: is dit de moeite waard?

Tips om vergaderkosten te verlagen

Nodig alleen mensen uit die echt een bijdrage leveren — elke extra deelnemer verhoogt de kosten direct. Stel een vaste eindtijd in en deel de agenda vooraf zodat iedereen voorbereid aanschuift. Overweeg of een korte e-mail, een asynchron bericht of een gedeeld document de vergadering kan vervangen. En gebruik deze calculator gerust om bewust te beslissen: is dit overleg de investering waard?

Meer rekentools

Bruto-netto berekenen Bereken je netto salaris uit je bruto loon, inclusief kortingen 2026 Stoppen met roken Hoeveel bespaar je als je stopt? Per dag, week, maand en jaar Procenten berekenen Bereken procentuele besparing, toe- of afname van bedragen

Bekijk alle rekentools →